Občianske združenie Belasý motýľ o. z., so sídlom Mesačná 12, 821 02 Bratislava, IČO: 00624802 (ďalej aj len „Organizácia“, „Belasý motýľ“, „my“, „nás“ a pod.), ako prevádzkovateľ, Vám týmto poskytuje nižšie uvedené informácie (tento dokument súhrnne ďalej aj len „Informácia“) za účelom vysvetlenia ako a prečo spracúvame Vaše osobné údaje v súvislosti s Vaším členským vzťahom v našej Organizácii tak, ako to požadujú príslušné právne predpisy v oblasti ochrany osobných údajov, najmä Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej aj len „Nariadenie“) a zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej aj len „Zákon“). Táto informácia sa vzťahuje na spracúvanie osobných údajov členov (ako je pojem definovaný nižšie) v rámci všetkých jej pobočiek v Slovenskej republike, vrátane pobočky osobnej asistencie a sociálneho poradenstva OMD v Žiline v príslušnom rozsahu jej pôsobenia.
Táto Informácia je určená pre a týka sa všetkých členov Belasý motýľ o. z., vrátane zdravotne postihnutých detí v relevantných prípadoch (ďalej všetky kategórie členov len ako „členovia“ alebo každý samostatne ako „člen“), a je Vám poskytnutá na začiatku členského vzťahu a v aktuálnom znení je pre Vás kedykoľvek dostupná aj na internetových stránkach Belasý motýľ o. z. v sekcii Ochrana osobných údajov alebo v tlačenej podobe v sídle Belasý motýľ o. z.
Aby sme mali vždy Vaše aktuálne osobné údaje, bez zbytočného odkladu nám prosím oznámte akékoľvek zmeny vo Vašich osobných údajoch.
1. Ako a prečo získavame a spracúvame Vaše osobné údaje a ako dlho ich uchovávame
(a) Všeobecné informácie
Vo všeobecnosti spracúvame osobné údaje členov iba vtedy, keď nám to umožňuje zákon, pričom najčastejšie spracúvame Vaše osobné údaje za nasledujúcich okolností: (i) pre účely plnenia zmluvy, ktorú sme s Vami uzavreli, najmä v súvislosti s Vaším členstvom v Belasý motýľ o. z.a využívaním služieb Belasý motýľ o. z., resp. ich využívania Vaším zdravotne postihnutým dieťaťom; (ii) na plnenie našich zmluvných povinností vyplývajúcich zo zmluvných vzťahov s tretími stranami, (iii) na plnenie našich zákonných povinností; alebo (iii) ak je to nevyhnutné pre naše oprávnené záujmy (alebo pre oprávnené záujmy tretích strán), pričom Vaše záujmy, základné práva a slobody neprevažujú nad týmito záujmami. Osobné údaje môžeme takisto použiť aj v niektorých ďalších situáciách, ktoré však pravdepodobne nastanú iba zriedkavo, a to najmä (iv) na ochranu Vašich záujmov (alebo záujmov inej fyzickej osoby) alebo (v) ak je to potrebné vo verejnom záujme alebo na úradné účely.
V princípe Vaše osobné údaje získavame priamo od Vás. Nie je však vylúčené, že po dobu trvania Vášho členstva v Belasý motýľ o. z. môžu v súvislosti s Vaším pôsobením v Organizácii alebo v súvislosti s vaším využívaním služieb poskytovaných Organizáciou vzniknúť ďalšie údaje, ktoré budeme následne ďalej spracúvať pre dané účely.
Osobné údaje zamýšľame uchovávať len po dobu nevyhnutnú na splnenie daných účelov, na ktoré sme ich získali, ako aj na účely plnenia akýchkoľvek zákonných a účtovných požiadaviek alebo požiadaviek v oblasti podávania hlásení. Vo všeobecnosti sú údaje spracúvané počas trvania príslušného vzťahu s Vami, pokiaľ zákon nepožaduje, aby sme ich uchovávali dlhšie, alebo ak ich potrebujeme uchovať za účelom uplatňovania našich práv. Vo všeobecnosti, údaje spracúvané na zmluvnom základe budú uchovávané počas trvania príslušného zmluvného vzťahu a následne päť rokov po jeho skončení (pokiaľ sa v súvislosti s konkrétnym spracúvaním nevyžaduje dlhšie uchovávanie údajov, ako je prípadne popísané nižšie), a to najmä z dôvodu prípadného uplatňovania práv zo zmluvného vzťahu, ako aj v rámci vedenia registratúry.
Údaje spracúvané na základe Vášho súhlasu budeme spracúvať po dobu, na ktorú bol súhlas udelený, alebo do odvolania alebo obmedzenia tohto súhlasu pred uplynutím pôvodne určenej doby. V takýchto prípadoch zastavíme spracúvanie predmetných údajov na príslušné účely, s výnimkou, ak máme 2
zákonnú povinnosť spracúvať takéto osobné údaje a/alebo ak potrebujeme spracúvať takéto údaje na účely uplatňovania našich práv (vrátane práv iných osôb).
(b) Podrobnejšie informácie
I. Korporátna agenda
Vaše osobné údaje, ako napríklad meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, diagnóza, vzdelanie, telefónne číslo, e-mail, a v prípade Vášho členstva v orgánoch Belasý motýľ o. z. aj ďalšie údaje ako Vaša funkcia alebo súvisiace údaje zhromažďujeme a spracúvame pre účely vedenia korporátnej agendy OMD, ako občianskeho združenia (podľa stanov), vrátane záznamov zo zasadnutí orgánov a pod. Počas trvania a v súvislosti s Vaším členstvom môžeme o Vás získavať a spracúvať aj ďalšie osobné údaje.
Toto spracúvanie osobných údajov súvisí s vedením členskej agendy (viď bod II. (Členstvo) nižšie) a je nevyhnutné pre plnenie zákonných povinností Organizácie ako občianskeho združenia. Vaše údaje pre tento účel uchovávame počas trvania Vášho členstva a/alebo Vašej funkcie, a zahŕňa tiež povinné uchovávanie dokumentov a údajov po zániku Vášho členstva a/alebo funkcie, ako aj po zániku Belasý motýľ o. z. po dobu nevyhnutnú podľa relevantných predpisov (najmä v súlade s osobitnými predpismi týkajúcimi sa vedenia registratúry – viď bod XV. (Registratúra) nižšie). V súlade s príslušnými predpismi a usmerneniami dozorných orgánov budú korporátne dokumenty Organizácie, ako aj záznamy zo zasadnutí riadiacich orgánov uchovávané 5 rokov po jej zániku.
II. Členstvo
V rámci vedenia členskej agendy môžeme spracúvať (v rozsahu v akom je to relevantné podľa toho, do akej kategórie člena spadáte) predovšetkým Vaše osobné údaje ako titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa bydliska, e-mail, telefónne číslo, kategória člena, diagnóza a rok diagnostikovania ochorenia, adresa príslušného zdravotného zariadenia a meno ošetrujúceho odborného lekára, používané zdravotné pomôcky, poberané dávky, typ prideleného preukazu (ŤZP, ŤZP/S), dosiahnuté vzdelanie, jazykové znalosti, zamestnanie, či (ak je to relevantné) údaje zdravotne postihnutého dieťaťa v rozsahu meno, priezvisko a dátum narodenia, a prípadne ďalšie potrebné osobné údaje poskytnuté Organizácii v prihláške za člena Belasý motýľ o. z.. Počas trvania a v súvislosti s Vaším členstvom môžeme o Vás získavať a spracúvať aj ďalšie osobné údaje, vrátane osobitných kategórií osobných údajov.
Toto spracúvanie sa týka a je nevyhnutné pre zriadenie Vášho členstva a plnenie práv a povinností vyplývajúcich z Vášho (zmluvného) členského vzťahu, vrátanie vedenia agendy ohľadom platenia členských poplatkov, evidencie v zozname členov a pod. Toto spracúvanie sa bude uskutočňovať po dobu trvania Vášho (zmluvného) členského vzťahu v Organizácii a tiež po jeho skončení po dobu nevyhnutne nutnú, najmenej však päť rokov od skončenia Vášho (zmluvného) členského vzťahu s Belasý motýľ o. z..
III. Účtovníctvo a dane
V rámci svojej činnosti Organizácia plní svoje zákonné povinnosti v oblasti vedenia účtovníctva a správy daní podľa príslušných právnych predpisov (najmä z. č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v platnom znení, z. č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení, ako aj ďalšie predpisy týkajúce sa jednotlivých daní). V tejto súvislosti dochádza tiež spracúvaniu určitých osobných údajov, vrátane údajov členov, a to v nevyhnutnom rozsahu závisiacom od príslušnej účtovnej situácie. Takto môžeme spracúvať najmä vaše osobné údaje ako meno a priezvisko v súvislosti so zaúčtovaním Vášho členského poplatku (bod II. (Členstvo)) alebo Vaše údaje v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia a adresa pri plnení účtovných povinností OMD v súvislosti s Vaším využívaním podpory a pomoci vo forme organizovania podujatí a aktivít (bod IV. (Podpora a pomoc vo forme organizovania podujatí a aktivít)) alebo Vaše údaje v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa a číslo účtu pri plnení účtovných povinností OMD v súvislosti s Vaším využívaním podpory a pomoci vo forme finančnej sociálnej pomoci (bod V. (Podpora a pomoc vo forme finančnej sociálnej pomoci)), nevylučujúc ďalšie prípady podliehajúce zákonným účtovným povinnostiam Organizácie. 3
Na účtovné a daňové účely môže Organizácia uchovávať Vaše údaje v rozsahu nevyhnutnom pre tento účel (ako je spomenuté vyššie) až po dobu desiatich rokov.
IV. Podpora a pomoc vo forme organizovania podujatí a aktivít
Za účelom organizovania rôznych podujatí a aktivít pre členov z prostriedkov získaných z grantov a dotácií (tábory, semináre, workshopy, stretnutia, tvorivé dielne, zájazdy a pod.) môže Organizácia spracúvať Vaše osobné údaje nevyhnutné pre konkrétnu aktivitu, ktorej sa chcete zúčastniť, najviac v rozsahu údajov týkajúcich sa Vášho členstva v OMD (viď bod 1. písm. (b) ods. II. (Členstvo) vyššie), avšak spravidla to budú predovšetkým údaje ako Vaše meno, priezvisko, adresa, číslo OP, číslo ŽTP preukazu, podpis a fotografie a video-záznamy z uskutočnených aktivít.
Spracúvanie Vašich osobných údajov pre uvedené účely je založené na zmluvnom princípe (na základe Vami prejavenej vôle zúčastniť sa danej aktivity zabezpečovane) a bude sa uskutočňovať počas organizovania a po dobu uskutočňovania, resp. priebehu podujatia / aktivity. Fotografie a video-záznamy zobrazujúce priebeh podujatia / aktivity, na ktorých môže byť zachytená Vaša podobizeň, obrazové a zvukové záznamy alebo zvukovoobrazové záznamy Vašej osoby, ako aj prejavy osobnej povahy, sú vyhotovované na základe Vášho súhlasu.
Uvedené údaje môžeme spracúvať aj po ukončení podujatia / aktivity po dobu nevyhnutne potrebnú, najdlhšie však desať rokov od poskytnutia grantu alebo dotácie, a to z dôvodu oprávneného záujmu OMD chrániť svoje práva a záujmy vyplývajúce zo zmluvných vzťahov a plniť svoje zmluvné povinnosti voči poskytovateľom grantov, resp. dotácií na základe zmluvy s nimi (najmä poskytnúť vyúčtovanie projektu, vrátane dokladov a dokumentácie preukazujúcej uskutočnenie podujatia / aktivity a ďalšie nevyhnutné informácie), ako aj oprávneného záujmu poskytovateľov grantov / dotácií kontrolovať projektovú dokumentáciu týkajúcu sa podujatí / aktivít uskutočnených využitím nimi poskytnutých finančných prostriedkov (viď bod VIII. (Granty a Dotácie) nižšie).
V. Podpora a pomoc vo forme finančnej sociálnej pomoci
V prípade, že Organizáciu požiadate o finančnú sociálnu pomoc, ktorú Belasý motýľ o. z. poskytuje z prostriedkov získaných darom alebo vo verejných zbierkach, Belasý motýľ o. z. bude pre tieto účely spracúvať Vaše osobné údaje v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa, e-mail, telefónne číslo, diagnóza, identifikácia potrebnej zdravotnej pomôcky, údaje o finančnej situácii žiadateľa, vrátane výpisu z účtu, a podpis. Ak je to relevantné, Belasý motýľ o. z. spracúva za týmto účelom aj fotografie (pre zdokumentovanie podpory) a údaje postihnutého dieťaťa v rozsahu meno, priezvisko a dátum narodenia.
Spracúvanie Vašich osobných údajov pre uvedené účely je nevyhnutné v predzmluvných vzťahoch (pre posúdenie a schválenie Vašej žiadosti o finančnú sociálnu pomoc) a následne pre účely plnenia zmluvy o poskytnutí finančnej sociálnej pomoci. Toto spracúvanie sa bude uskutočňovať od podania žiadosti, počas trvania zmluvy o poskytnutí finančnej sociálnej pomoci. Uvedené údaje môžeme spracúvať aj po ukončení zmluvy po dobu nevyhnutne potrebnú, najdlhšie však desať rokov od prijatia daru, resp. od uskutočnenia verejnej zbierky, a to z dôvodu oprávneného záujmu Belasý motýľ o. z. chrániť svoje práva a záujmy vyplývajúce zo zmluvných vzťahov a plniť svoje zmluvné povinnosti voči darcom na základe zmluvy s nimi, resp. plniť zákonné povinnosti v súvislosti s vykonávaním verejných zbierok (najmä poskytnúť vyúčtovanie darcovi vo vzťahu k poskytnutému daru alebo príslušnému orgánu vo vzťahu k vykonanej verejnej zbierke, vrátane predloženia relevantných dokladov a dokumentácie preukazujúcej poskytnutie pomoci a ďalšie nevyhnutné informácie), ako aj oprávneného záujmu darcov a príslušných orgánov kontrolovať príslušnú dokumentáciu týkajúcu poskytnutej finančnej sociálnej pomoci, ako aj kontrolu vykonania verejnej zbierky, vrátane kontroly súvisiacich dokladov.
VI. Požičovňa kompenzačných pomôcok
Belasý motýľ o. z. uskutočňuje bezplatné požičiavanie kompenzačných pomôcok (napr. mechanické, elektrické vozíky, toaletné vozíky, chodítka atď.) a bezplatné požičiavanie kompenzačných pomôcok na základe dohody. V prípade, že túto službu „požičovne“ využívate, Belasý motýľ o. z. za týmto účelom spracúva Vaše osobné údaje v rozsahu: meno, priezvisko, adresa, telefónne číslo, číslo identifikačného dokladu (OP) a e-mailová adresa, v relevantných prípadoch vrátane príslušných údajov Vášho zdravotne postihnutého dieťaťa nepresahujúc uvedený rozsah. 4
Toto spracúvanie osobných údajov sa uskutočňuje na zmluvnom základe (je nevyhnutné za účelom plnenia zmluvy o výpožičke, ktorej ste zmluvnou stranou) a bude prebiehať počas zmluvného vzťahu týkajúceho sa výpožičky a tiež päť rokov po jeho skončení z dôvodu prípadného uplatňovania práv Belasý motýľ o. z. vyplývajúcich zo zmluvy o výpožičke.
VII. Sociálne poradenstvo a sprostredkovanie služieb
Belasý motýľ o. z. poskytuje svojim členom (vrátane postihnutého dieťaťa v relevantných prípadoch) sociálne poradenstvo a sprostredkovanie služieb v súvislosti s ochorením, vrátane terénnej práce s rodinou. Ak požiadate Organizáciu o službu sociálneho poradenstva, Belasý motýľ o. z. za týmto účelom spracúva Vaše osobné údaje v rozsahu: meno, priezvisko, adresa, telefónne číslo, e-mail, údaje o ochorení, vzdelanie, zamestnanie, vodičské oprávnenie, informácie o dôchodku. Účelom tohto spracúvania je poskytnutie služieb sociálneho poradenstva, uskutočňuje sa na zmluvnom základe (je nevyhnutné za účelom plnenia zmluvy o poskytnutí sociálneho poradenstva na Vašu žiadosť) a bude prebiehať počas poskytovania sociálneho poradenstva a tiež päť rokov po jeho skončení z dôvodu prípadného uplatňovania práv Belasý motýľ o. z. v súvislosti s týmto zmluvným vzťahom.
V prípade že Organizáciu požiadate o sprostredkovanie sociálneho poradenstva v súvislosti s Vaším ochorením (resp. ochorením Vášho dieťaťa), na základe Vášho súhlasu môže Belasý motýľ o. z. poskytnúť Vaše osobné údaje najviac v uvedenom rozsahu) inému poskytovateľovi služieb sociálneho poradenstva.
VIII. Granty, dotácie a verejné zbierky
Ako nezisková organizácia Belasý motýľ o. z. pre uskutočňovanie rôznych projektov (predovšetkým podujatí a aktivít podľa bodu 1. písm. (b) ods. IV. (Podpora a pomoc vo forme organizovania podujatí a aktivít) vyššie) využíva, okrem iného, prostriedky z grantov a dotácií alebo verejných zbierok. S tým nevyhnutne súvisí mnoho administratívnych povinností Belasý motýľ o. z. a vedenie agendy týkajúcej sa prijímania grantov a dotácií, uskutočnenia projektov, ako aj predkladania vyúčtovaní a iných informácií o projektoch poskytovateľom dotácií a grantov. Ak ste sa zúčastnili určitého projektu (podujatia / aktivity), na účely plnenia uvedených povinností Belasý motýľ o. z. môžu byť použité aj údaje o Vás v rozsahu podľa prezenčnej listiny k danému podujatiu alebo aktivite (rozsah požadovaných údajov vždy vyplýva z konkrétnej zmluvy o grante alebo dotácii), najviac však v rozsahu podľa bodu 1. písm. (b) ods. IV. (Podpora a pomoc vo forme organizovania podujatí a aktivít) vyššie. Pravidelne sa spracúvajú tiež fotografie z podujatí a aktivít pre účely poskytnutia vyúčtovania a dokladov o použití prostriedkov z grantu alebo dotácie.
Spracúvanie Vašich osobných údajov pre tieto účely je založené na zmluvnom princípe (Vaša účasť v projekte), ako aj na účely oprávneného záujmu prevádzkovateľ plniť svoje zmluvné povinnosti voči poskytovateľom grantov, resp. dotácií (najmä poskytnúť vyúčtovanie projektu, vrátane dokladov a dokumentácie preukazujúcej uskutočnenie podujatia / aktivity a ďalšie nevyhnutné informácie), vrátane oprávneného záujmu poskytovateľov grantov alebo dotácií kontrolovať projektovú dokumentáciu týkajúcu sa podujatí a aktivít uskutočnených využitím nimi poskytnutých finančných prostriedkov. Fotografie zobrazujúce priebeh podujatia / aktivity, na ktorých môže byť zachytená Vaša podobizeň a obrazové záznamy Vašej osoby, ako aj prejavy osobnej povahy, sú vyhotovované pre uvedené účely na základe Vášho súhlasu.
Spracúvanie osobných údajov pre uvedené účely sa uskutočňuje počas trvania podujatia alebo aktivity a následne po dobu nevyhnutne potrebnú v závislosti od určenia v zmluve o poskytnutí grantu alebo dotácie, najdlhšie však počas desať rokov od poskytnutia grantu alebo dotácie.
IX. Interné marketingové aktivity
Na propagáciu svojej činnosti, aktivít, akcií a podujatí Organizácia uskutočňuje rôzne marketingové aktivity vo forme vytvárania plagátov, letákov, „príbehov“ na webovej stránke Belasý motýľ o. z. aj na profiloch organizácie na sociálnych sieťach a pod. Tieto marketingové aktivity sú primárne cielené na členov OMD, resp. ich rodiny, asistentov a pod., avšak výstupy týchto aktivít (marketingové materiály) sú tiež zverejňované prostredníctvom webovej stránky Belasý motýľ o. z. a plagáty a letáky sú umiestňované aj na podujatiach prístupných verejnosti. Takéto marketingové materiály môžu obsahovať fotografie (a v prípade „príbehov“ aj videá) zobrazujúce priebeh aktivity alebo podujatia, na 5
ktorých môže byť zachytená Vaša podobizeň, obrazové a zvukové záznamy alebo zvukovoobrazové záznamy, ako aj prejavy osobnej povahy členov, ktorí sa aktivity alebo podujatia zúčastnili.
Fotografie a/alebo video-záznamy sú vyhotovované a tieto údaje sú spracúvané na základe Vášho súhlasu, ako účastníka aktivity alebo podujatia. Plagáty a letáky (vrátane použitých fotografií) sa uchovávajú počas celej doby existencie Belasý motýľ o. z., nakoľko majú výpovednú hodnotu o aktivitách a činnostiach Belasý motýľ o. z.. „Príbehy“ zverejnené na profiloch Belasý motýľ o. z. sú zverejňované dočasne podľa pravidiel príslušnej sociálnej siete.
X. Fundraising
S cieľom získania finančných prostriedkov na svoju činnosť a uskutočňovanie aktivít a podujatí využíva Organizácia tiež rôzne formy tzv. fundraisingu, z ktorých niektoré môžu zahŕňať aj spracúvanie osobných údajov členov Belasý motýľ o. z., a to: rozposielanie e-mailov vybraným subjektom obsahujúcim žiadosť Organizácie o účelovú finančnú podporu alebo zverejnenie žiadosti o účelovú finančnú podporu prostredníctvom špeciálnych darcovských platforiem (https://www.donio.sk/, https://darujme.sk/, https://www.ludialudom.sk/). Vo väčšine prípadov táto marketingová činnosť Organizácie nezahŕňa spracúvanie osobných údajov, avšak môžu sa vyskytnúť prípady, kedy na podporu svojej žiadosti Organizácia priloží do e-mailu adresovanému príslušnému subjektu alebo zverejní na príslušnej darcovskej platforme aj fotografie (obrazové záznamy) z rôznych aktivít či podujatí. Síce Belasý motýľ o. z. v tejto súvislosti preferuje použitie všeobecnejších (pseudonymizovaných) fotografií (obrazových záznamov) nezobrazujúcich obrazové podobizne identifikovateľných osôb, nemožno úplne vylúčiť prípady, kedy fotografia (obrazová záznam) môže obsahovať obrazové podobizne osôb, z ktorých môžu vyplývať ďalšie údaje (napr. údaje týkajúce sa zdravotného stavu) a/alebo údaje, ktoré by prípadne použitím iných dodatočných informácií bolo možné priradiť fyzickej osobe a identifikovať ju. Pre vylúčenie pochybností, Belasý motýľ o. z. nikdy v týchto e-mailových marketingových správach žiadne dodatočné informácie o fyzických osobách výslovne neuvádza.
Fotografie (obrazové záznamy) z aktivít a/alebo podujatí Belasý motýľ o. z. sú vyhotovované a použité vždy na základe súhlasu účastníkov. Osobné údaje sú spracúvané a uchovávané po dobu nevyhnutne potrebnú v súvislosti s daným fundraisingovým projektom / komunikáciou.
XI. Časopis Ozvena
Belasý motýľ o. z. interne produkuje a vydáva časopis s názvom „Ozvena“ najmä za účelom propagácie činnosti Organizácie, šírenia osvety o ochorení svalová dystrofia a získavania podpory pre činnosť a aktivity Organizácie. Časopis a jeho obsah je primárne cielený voči členom Belasý motýľ o. z., avšak tiež vo vzťahu k verejnosti, nakoľko je verejne dostupný a šírený v tlačenej podobe aj v elektronickej podobe na webovej stránke Belasý motýľ o. z.. V rámci obsahu možno spracúvať aj osobné údaje o členoch Belasý motýľ o. z., a to predovšetkým údaje ako: meno, priezvisko, zdravotná diagnóza, fotografia (obrazová podobizeň), prípadne iné údaje v závislosti od témy.
Pre účely produkovania a vydávania časopisu Ozvena Belasý motýľ o. z. spracúva osobné údaje, okrem iných, o členoch Organizácie (vrátane ich zverejňovania prostredníctvom časopisu Ozvena). V závislosti od konkrétneho obsahu môže byť takéto spracúvanie založené na oprávnených záujmoch Belasý motýľ o. z. alebo na základe Vášho súhlasu. Všetky čísla doposiaľ vydaných časopisov Organizácia uchováva počas celej doby svojej existencie, nakoľko majú výpovednú hodnotu o aktivitách a činnostiach Belasý motýľ o. z..
XII. Webové stránky
Organizácia prevádzkuje niekoľko webových stránok, (http://www.belasymotyl.sk/), od 22. 11. 2024 www.belasymotyl.sk, https://www.osobnaasistencia.sk/, https://boccia.sk/, https://powerchairhockey.sk// (ďalej len „webové stránky organizácie“ na ktorých zverejňuje rôzne informácie predovšetkým za účelom propagácie svojej činnosti, šírenia osvety o ochorení svalová dystrofia a získavania podpory pre svoju činnosť a aktivity, či už primárne vo vzťahu k svojím členom, ale aj vo vzťahu k verejnosti. 6
Vyššie uvedené nevyhnutne zahŕňa aj spracúvanie osobných údajov rôznych kategórií dotknutých osôb, vrátane členov Belasý motýľ o. z.. Niektoré konkrétne prípady spracúvania osobných údajov členov na webových stránkach Belasý motýľ o. z. sú už popísané vyššie (napr. bod IX. (Interné marketingové aktivity) a XI. (Časopis Ozvena)). V závislosti od charakteru obsahu alebo príspevku môžu byť spracúvané osobné údaje v rozsahu: meno, priezvisko, zdravotná diagnóza, fotografia (obrazová podobizeň), obrazové a zvukové záznamy alebo zvukovoobrazové záznamy (video-záznamy). Vaše osobné údaje sú pre uvedené účely spracúvané na účely oprávnených záujmov Belasý motýľ o. z. propagovať svoju činnosť, šíriť osvetu o ochorení svalová dystrofia a získavania podpory pre svoju činnosť a aktivity, a v relevantných prípadoch na základe súhlasu dotknutej osoby (napr. použitie obrazovej podobizne, obrazového, zvukového alebo obrazovo-zvukového záznamu). Obsah webovej stránky sa pravidelne dopĺňa novými príspevkami. Informácie a údaje na webových stránkach Belasý motýľ o. z. môžu byť dostupné počas celej doby existencie Belasý motýľ o. z., nakoľko majú výpovednú hodnotu o aktivitách a činnostiach Belasý motýľ o. z.. Organizácia zabezpečuje pravidelné preskúmanie uchovávania týchto osobných údajov raz ročne.
XIII. Sociálne siete
Organizácia tiež vytvorila a používa svoje profily na sociálnych sieťach, a to:
a) na sociálnej sieti Facebook – profily:
„OMD v SR“ (https://sk-sk.facebook.com/OMDvSR/) a „Osobná asistencia – OMD v SR“ (https://www.facebook.com/osobnaasistenciaOMD)
b) na sociálnej sieti Instagram – profily:
„OMD v SR“ (https://www.instagram.com/omdvsr/) a „Osobná asistencia“ (https://www.instagram.com/osobna_asistencia/)
c) na sociálnej sieti YouTube – profil:
„omdvsr“ (https://www.youtube.com/user/omdvsr/videos)
Na uvedených sociálnych sieťach, podobne ako na webových stránkach Belasý motýľ o. z.. (viď čl. 1. písm. (b) ods. XII. (Webové stránky ) vyššie), zverejňuje Organizácia rôzne informácie predovšetkým za účelom propagácie svojej činnosti, šírenia osvety o nervovo-svalových ochoreniach a získavania podpory pre svoju činnosť a aktivity, či už primárne vo vzťahu k svojím členom, resp. ich rodinám, ale aj vo vzťahu k verejnosti.
Táto aktivita na sociálnych sieťach nevyhnutne zahŕňa aj spracúvanie osobných údajov rôznych kategórií dotknutých osôb, vrátane členov Belasý motýľ o. z.. V závislosti od charakteru alebo obsahu konkrétneho príspevku na sociálnej sieti môžu byť spracúvané Vaše osobné údaje v rozsahu: meno, priezvisko, zdravotná diagnóza, fotografia (obrazová podobizeň), obrazové a zvukové záznamy alebo zvukovoobrazové záznamy (video-záznamy). Vaše osobné údaje sú pre uvedené účely spracúvané na účely oprávnených záujmov Belasý motýľ o. z.. propagovať svoju činnosť, šíriť osvetu o ochorení svalová dystrofia a získavania podpory pre svoju činnosť a aktivity, a v relevantných prípadoch na základe súhlasu dotknutej osoby (napr. použitie obrazovej podobizne, obrazového, zvukového alebo obrazovo-zvukového záznamu). Údaje sú pre tieto účely spracúvané po dobu fungovania daného profilu na sociálnej sieti.
XIV. WiFi sieť v sídle organizácie
Organizácia v priestoroch svojho sídla prevádzkuje bezdrôtovú lokálnu sieť WiFi, v rámci ktorej poskytuje možnosť bezplatne sa pripojiť k internetu prostredníctvom bezdrôtového elektronického zariadenia pre všetkých návštevníkov týchto priestorov, vrátane členov Belasý motýľ o. z.. Takéto použitie WiFi siete je chránené heslom. Každý používateľ (návštevník), ktorý využije túto možnosť, akceptuje podmienky jej používania okamihom zadania prihlasovacích údajov. 7
Pokiaľ túto možnosť ako člen využijete a prihlásite sa do Wifi siete Belasý motýľ o. z.., Organizácii poskytnete IP adresu Vášho zariadenia, ktorú bude spracúvať na účel určenia používateľa a doručenia prístupových údajov k poskytnutiu bezplatného prístupu na internet, ako aj zabránenia zneužívaniu WiFi pripojenia alebo neúmernému preťažovaniu siete. Toto spracúvanie je založené na zmluvnom základe (na základe Vášho dobrovoľného prihlásenia sa do siete poskytovanej Organizáciou). Po odhlásení používateľa WiFi sieť prevádzkovaná organizáciou neuchováva žiadnu IP adresu.
XV. Registratúra
V súvislosti s existenciou a činnosťou Organizácie nevyhnutne vznikajú rôzne informácie a záznamy, či už v písomnej alebo elektronickej podobe. Organizácia záznamy (vrátane Vašich osobných údajov, ktoré prípadne obsahujú) v príslušnom rozsahu uchováva v rámci vedenia registratúry a pri plnení ďalších povinností podľa zákona č. 395/2002 o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.
Takéto spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné pre plnenie zákonných povinností Organizácie podľa zákona č. 395/2002 o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov a bude sa uskutočňovať po dobu nevyhnutne potrebnú pre uloženie príslušného záznamu podľa relevantných predpisov až do jeho prípadného vyradenia alebo zničenia v súlade s dobami uchovávania uvedenými pre jednotlivé prípady spracúvania vyššie.
2. Poskytovanie osobných údajov členov BELASÝ MOTÝĽ O. Z. iným subjektom
V rámci Organizácie má prístup k Vašim osobným údajom len obmedzený počet zamestnancov a pracovníkov Belasý motýľ o. z., ako napr. pracovníci z oblasti korporátnej a personálnej agendy, účtovníctva, IT služieb a pracovníci, ktorí v rámci svojich kompetencií riešia osobitné oblasti (viď v rámci článku 1. vyššie) v rozsahu, v akom je ich prístup k údajom a ich spracúvanie nevyhnutné. Títo zamestnanci a pracovníci OMD podliehajú povinnosti mlčanlivosti a sú oprávnení zaobchádzať s osobnými údajmi len podľa pokynov Organizácie a len v prípadoch, ak je to potrebné v súvislosti s plnením ich pracovných úloh.
V súlade s uplatniteľnými pravidlami ochrany údajov v závislosti od účelov spracúvania Vaše osobné údaje môžeme zdieľať s orgánmi verejnej moci a / alebo orgánmi činnými v trestnom konaní, ak to vyžadujú právne predpisy alebo ak to vyžaduje ochrana našich oprávnených záujmov (vrátane práv iných) podľa príslušných právnych predpisov.
Vaše osobné údaje môžu byť poskytnuté subjektom, ktoré poskytujú Organizácii služby v oblasti daní a účtovníctva za účelom plnenia zmluvy o vedení účtovníctva, predovšetkým pokiaľ ide o spracúvanie podľa čl. 1 písm. (b) bod II. (Členstvo), IV. (Podpora a pomoc vo forme organizovania podujatí a aktivít), V. (Podpora a pomoc vo forme finančnej sociálnej pomoci) a VIII. (Granty a dotácie) vyššie.
Ďalej v súvislosti so spracúvaním podľa čl. 1 písm. (b) bod IV. (Podpora a pomoc vo forme organizovania podujatí a aktivít) vyššie môžu byť Vaše osobné údaje poskytnuté príslušným ubytovacím zariadeniam poskytujúcim služby ubytovania pre dané podujatie alebo aktivitu.
Pre účely spracúvania podľa čl. 1 písm. (b) bod VIII. (Granty a dotácie) vyššie môžu byť Vaše osobné údaje poskytnuté poskytovateľom grantov a dotácií (napr. spoločnosti, zmluvné strany, obce alebo ich časti, Ministerstvá a iné orgány a pod.), predovšetkým v súvislosti s plnením zmluvných podmienok a povinností Organizácie voči týmto subjektom podľa zmluvy o poskytnutí grantu / dotácie ako je popísané vo vyššie uvedenom čl. 1 písm. (b) bod VIII. (Granty a dotácie).
V súvislosti so spracúvaním podľa čl. 1 písm. (b) bod IX. (Interné marketingové aktivity) a XI. (Časopis Ozvena) vyššie môžu byť Vaše osobné údaje poskytnuté príslušným poskytovateľom grafických a tlačiarenských služieb, ktorí zabezpečujú pre Organizáciu grafiku a tlač marketingových materiálov.
V rámci aktivít podľa čl. 1 písm. (b) bod 0. (Sociálne siete) môžu byť Vaše osobné údaje poskytnuté tretím stranám – prevádzkovateľom sociálnych sietí Facebook a Instagram.
Subjekty poskytujúce služby Organizácii alebo spolupracujúce s Organizáciou pri daných činnostiach aktivitách zahŕňajúcich spracúvanie osobných údajov podliehajú povinnosti mlčanlivosti. Zároveň sa 8
Organizácia snaží pri výbere svojich poskytovateľov služieb dbať na to, aby takíto poskytovatelia služieb dodržiavali primerané technické a organizačné bezpečnostné opatrenia na ochranu osobných údajov a aby spracúvali osobné údaje iba podľa pokynov Organizácie. Poskytovatelia služieb budú oprávnení využívať pri poskytovaní služieb Organizácii subdodávateľov, za predpokladu, že subdodávateľ bude dodržiavať rovnaké povinnosti v oblasti ochrany osobných údajov ako samotný poskytovateľ služieb, síce sa očakáva, že takéto subdodávateľské vzťahy budú skôr zriedkavosťou.
Organizácia môže v prípade potreby zdieľať Vaše osobné údaje s externými poradcami (napríklad právnikmi, účtovníkmi, audítormi).
3. Cezhraničné prenosy
Osobné údaje, ktoré zhromažďujeme, sú uchovávané v rámci prevádzkarní Organizácie v Slovenskej republike, resp. v rámci Európskej únie („EÚ“) a Európskeho hospodárskeho priestoru („EEA“). Organizácia vás týmto informuje, že neuskutočňuje cezhraničný prenos akýchkoľvek spracúvaných osobných údajov do tretích krajín mimo územia EÚ a EEA alebo medzinárodným organizáciám.
4. Vaše práva
V súvislosti so spracúvaním osobných údajov máte určité práva, vrátane (i) práva požadovať od Organizácie prístup k Vašim osobným údajom, (ii) právo na opravu Vašich osobných údajov, (iii) právo na vymazanie Vašich osobných údajov, (iv) právo na obmedzenie spracúvania Vašich osobných údajov, (v) právo namietať voči spracúvaniu Vašich osobných údajov, (vi) právo na prenosnosť Vašich osobných údajov (t.j. právo požiadať o prenos niektorých Vašich osobných údajov iným subjektom, ako aj právo získať údaje, ktoré ste nám poskytli) a (vii) právo podať sťažnosť dozornému orgánu.
Tieto práva môžu byť v niektorých situáciách obmedzené, napríklad Vaše právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov môže byť obmedzené v prípade, kedy vieme preukázať, že máme nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie týchto údajov, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami.
V prípade, že osobné údaje potrebujeme na plnenie zákonných alebo zmluvných povinností, poskytnutie takýchto osobných údajov je povinné. To znamená, že ak nám tieto osobné údaje neposkytnete, nebudeme schopní zabezpečiť pre Vás napr. členstvo v Belasý motýľ o. z. alebo požadovanú podporu a pomoc alebo plniť povinnosti, ktoré sa na nás vzťahujú. V iných prípadoch, ak neposkytnete určité požadované informácie, pravdepodobne nebudeme schopný plniť zmluvu, ktorú sme s Vami uzavreli (vrátane napr. zabezpečenia Vášho členstva v OMD alebo poskytnutia prípadnej Vami požadovanej podpory a pomoci, či už vo forme aktivít alebo finančnej sociálnej pomoci, či požičania pomôcok a pod.), alebo nám to môže brániť v plnení našich zákonných povinností (ako napr. viesť korporátnu agendu Organizácie alebo uchovávať niektoré záznamy).
Pokiaľ je právnym základom pre spracúvanie určitých Vašich osobných údajov Váš súhlas, tento môžete kedykoľvek odvolať prostredníctvom emailu zaslaného na e-mailovú adresu Organizácie uvedenú v čl. 5 (Kontakt) nižšie. Váš súhlas s vyhotovovaním fotografií a/alebo video-záznamov z rôznych podujatí, na ktorých môže byť zachytená Vaša podobizeň, obrazové a zvukové záznamy alebo zvukovoobrazové záznamy Vašej osoby, ako aj prejavy osobnej povahy, môžete odvolať aj v priebehu podujatia priamo u fotografa a/alebo organizátora. Prosím vezmite na vedomie, že odvolanie Vášho súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania, ku ktorému došlo pred odvolaním súhlasu.
Organizácia Vás zároveň týmto informuje, že neuskutočňuje žiadne automatizované spracúvanie Vašich osobných údajov, vrátane profilovania. 9
5. Kontakt
V rámci Organizácie nie je určená zodpovedná osoba podľa čl. 37 ods. 1 písm. c) Nariadenia. Ak máte akékoľvek otázky alebo požiadavky týkajúce sa spracúvania Vašich osobných údajov alebo ak chcete uplatniť ktorékoľvek z Vašich práv popísaných v článku 4. (Vaše práva) vyššie, prosím kontaktujte nás e-mailom na adrese omd@belasymotyl.sk.
***
Posledná aktualizácia: november 2024
Tieto Informácie budú revidované a zmenené podľa potreby a požiadaviek príslušných právnych predpisov. Na podstatné zmeny týchto Informácií Vás upozorníme. 10
Potvrdenie o oboznámení sa s Informáciami o spracúvaní osobných údajov zamestnancov
Svojím podpisom nižšie potvrdzujem, že som bol/a oboznámený/á s obsahom INFORMÁCIE O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV ČLENOV Organizácie muskulárnych dystrofikov v SR („Informácie„) občianskeho združenia Organizácia muskulárnych dystrofikov v SR, občianske združenie so sídlom Mesačná 12, 821 02 Bratislava, IČO: 00624802 („Organizácia„).
Zároveň beriem na vedomie, že vždy aktuálne Informácie sú dostupné na webovej stránke OMD v sekcii Ochrana osobných údajov alebo v tlačenej podobe v sídle OMD, ako aj možnosť obrátiť sa na Organizáciu s akýmikoľvek otázkami alebo požiadavkami v súvislosti so spracúvaním mojich osobných údajov, vrátane uplatnenia mojich práv ako dotknutej osoby. č. | Meno člena | Dátum | Podpis |
1. |
2. |
3. |
4. |
5. |
6. |
7. |
8. |
9. |
10. |
